Партии и сроки годности: как не отгрузить просрочку

Меня зовут Анна Гурьева, я оператор WMS. Шесть лет работаю с учётной системой склада, до этого три года была кладовщиком. Партионный учёт — тема, которую многие склады откладывают до первой большой неприятности. Мы тоже откладывали. Наша неприятность пришла в виде партии косметики на приличную сумму, которую мы нашли в дальней ячейке уже просроченной. Никто её не прятал — просто система не знала, что у этого товара вообще есть срок. Расскажу, как мы после этого выстроили учёт партий и что из этого реально работает в смене, а не только в инструкции.

Почему «просто следить» не работает

Пока у вас на складе десять позиций со сроками, за ними можно следить глазами. Кладовщик помнит, что вон та паллета старая, и отгружает сначала её. Когда позиций сотни и у каждой по три-четыре партии с разными датами, память перестаёт работать.

У нас было так: сроки хранились в лучшем случае в описании товара или в голове у клиента. Комплектовщик приходил в ячейку и брал то, что удобнее взять — обычно то, что лежит сверху или ближе. А сверху лежит, как правило, самое свежее, потому что его привезли последним. То есть без партионного учёта склад по умолчанию отгружает не старое, а новое, и старое копится в углах.

Вторая проблема — отзыв партии. Когда клиент говорит «у меня брак по партии такой-то, снимите с отгрузки», а у вас в системе нет партий, вы либо останавливаете весь артикул, либо ищете вручную по коробкам. Мы однажды провели так полдня, перебирая 40 паллет.

Та самая партия косметики

Раз уж начала с неё, расскажу целиком. Клиент привёз кремы, срок у них был чуть больше года. Партия приехала летом, встала в дальний ряд, потому что в ближних не было места. Продавался товар средне, но продавался — и каждый раз комплектовщик брал коробки из ближней ячейки, куда позже приехала свежая поставка.

Через десять месяцев клиент спросил: «А где мои первые сто коробок?» Мы пошли смотреть. Сто коробок стояли на месте, целые, аккуратные, со сроком, который истекал через три недели. Продать за три недели такой объём было нереально.

Больше всего меня тогда расстроило не списание, а то, что никто не был виноват. Кладовщик брал ближнюю ячейку — он так и должен делать, если система не сказала иначе. Клиент думал, что мы следим. Я думала, что следит клиент. Система не думала вообще, потому что в ней не было ни партий, ни сроков.

После этого мы и сели разбираться. Первый вариант — «пусть кладовщики смотрят на даты на коробках» — я отмела сразу: это надежда на внимательность двадцати человек в пик. Работает только то, что встроено в задание на сборку.

Что мы завели в системе

Мы разделили товары на три группы и не стали делать партионный учёт для всего подряд — это была важная мысль, до которой мы дошли только со второго захода.

Группа товара	Что учитываем	Как отгружаем
Со сроком годности (косметика, бытовая химия, продукты)	номер партии и дата окончания срока	строго первым уходит то, у чего срок ближе
Со сроком службы или гарантией, сезонное	дата поступления, партия	первым уходит то, что пришло раньше
Без сроков (посуда, крепёж, текстиль)	партии не ведём	как удобнее по маршруту сборки

Первый заход у нас был «давайте по всем товарам заведём партии» — и приёмка встала. Каждая коробка требовала ввода даты, люди путались, скорость упала почти вдвое. Через две недели мы честно признали, что это перебор, и оставили партии только там, где они реально нужны.

Партия должна попадать в систему на приёмке

Главное правило: срок и партия заносятся в момент приёмки, а не «потом». Если товар уже уехал в ячейку без партии, вы её туда не впишете, не перебрав паллету.

У нас на приёмке сроки вводит один обученный человек, а не все подряд. Причина простая: форматы дат на коробках разные, иногда указан только месяц, иногда срок написан на дне упаковки мелким шрифтом. Человек, который делает это каждый день, ошибается реже. Про то, чем заканчивается привычка вносить данные позже, я писала в статье «Потом внесём» — с партиями это работает ещё жёстче, чем с остатками.

Разные партии — разные места хранения

Смешивать две партии в одной ячейке можно, только если вы готовы, что комплектовщик возьмёт не ту. Мы попробовали — и брали не ту. Поэтому сейчас: новая партия едет в свою ячейку, а система при сборке сама указывает, из какой ячейки брать. Человеку не нужно думать и сверять даты — за него это делает задание в сканере.

Это, кстати, ещё один аргумент за адресное хранение. Без адресов партионный учёт превращается в игру «найди нужную коробку»; с чего начать адресное хранение, я разбирала отдельно.

Что мы смотрим каждый день

У меня с утра открыт один отчёт — товары, у которых срок заканчивается в ближайшее время. Пороги мы согласовали с клиентами, и для разных групп они разные: где-то это месяцы, где-то недели. Товар в этом отчёте подсвечивается заранее, чтобы у клиента было время что-то решить: вывезти, уценить, продать быстрее.

Правило, которое я считаю главным: склад не принимает решения по товару с истекающим сроком. Мы только показываем. Решает клиент, и решение фиксируется письменно.

Цифры по нам за год после внедрения:

• списаний по истёкшему сроку на складе — почти нет, в прошлом году было несколько случаев;
• время на отзыв конкретной партии — 10–15 минут вместо полудня перебора;
• случаев отгрузки товара с более свежим сроком вместо старого — единицы, и все из-за ручных корректировок.

Отдельно скажу, что примерно 80% товара, который попадал в наш отчёт «срок подходит», клиенты успевали продать. Раньше этот же товар тихо доживал на полке до просрочки, и узнавали об этом все вместе и внезапно.

Где мы до сих пор спотыкаемся

• Возвраты. Возвращённый товар приходит без понятной партии, иногда в чужой упаковке. Если срок не читается — отправляем в карантин и решаем с клиентом, а не угадываем.
• Товар, у которого срок указан только на групповой упаковке. Вскрыли короб — и на отдельных единицах даты нет. Тут помогает только своя этикетка при приёмке.
• Ручные корректировки. Любое ручное перемещение в обход системы рушит партионный учёт. У нас право на такие корректировки есть у двух человек, и каждая фиксируется с комментарием.
• Требования по конкретным категориям. Для части товаров условия хранения и обращения со сроками регулируются, и правила меняются. Мы не полагаемся на память: уточняем актуальные требования и прописываем их в инструкции по клиенту.

И ещё одно наблюдение из практики: расхождения между системой и полкой по партиям обнаруживаются позже, чем по количеству. Количество вы поймаете на ближайшей инвентаризации, а вот то, что в ячейке лежит не та партия, всплывёт только когда её возьмут в заказ. Почему система и полка вообще расходятся, я разбирала здесь.

Частые вопросы

Нужно ли вести партии по всем товарам на складе?

По моему опыту — нет. Партионный учёт стоит времени на каждой приёмке, и вводить его для крепежа или посуды бессмысленно. Мы ведём партии там, где есть срок годности, срок службы или где клиент может попросить отозвать конкретную поставку. Остальное — обычный учёт по количеству.

Как не отгрузить просрочку, если сроки разные внутри одного артикула?

Развести партии по разным ячейкам и дать системе самой указывать комплектовщику, откуда брать. Пока выбор «какую коробку взять» остаётся за человеком, ошибки будут — не по злому умыслу, а потому что ближе стоит другая паллета.

Кто отвечает, если товар на складе просрочился?

Это вопрос договора, и решает его руководство, а не оператор учёта. Но со стороны склада важно одно: вовремя показывать клиенту, что срок подходит, и фиксировать, что вы это показали. Если предупреждение было, а решения от клиента не последовало, разговор выглядит совсем иначе.

Партионный учёт — это в первую очередь дисциплина на приёмке и точные данные по каждой единице. Если вам нужна именно такая работа с товаром — с проверкой и учётом каждой штуки, — посмотрите страницу поштучной обработки.