Две смены или одна длинная: что мы пробовали на складе

Меня зовут Ирина Ковалёва, я начальник смены. На складах я четырнадцать лет, начинала кладовщиком, сейчас у меня в смене около двадцати человек. За эти годы мы трижды меняли график: работали одной длинной сменой по двенадцать часов, переходили на две по восемь, потом нашли вариант посередине. Каждый раз казалось, что вот теперь-то правильно. Расскажу, что у нас было на самом деле, где мы ошиблись и к чему пришли. Сразу скажу: универсального ответа нет, но есть вопросы, которые стоит задать себе до того, как перекраивать график.

С чего всё началось: двенадцать часов «и так нормально»

Когда я пришла на этот склад, работали так: одна смена с восьми утра до восьми вечера, два через два. Людям нравилось — четыре дня в неделю свободны, дорога реже. Руководству тоже: один начальник смены на день, одна передача, никаких стыков.

Проблемы вылезли не сразу, а по цифрам. Я как-то выгрузила ошибки комплектации по часам смены и увидела картинку, которую теперь показываю всем, кто спорит:

• с 8 до 14 — ошибок почти нет, темп хороший;
• с 14 до 17 — ошибок становится примерно в полтора раза больше;
• с 17 до 20 — в два с лишним раза больше, чем утром, и темп падает.

То есть последние три часа смены мы платили людям полную ставку, а получали работу, которую утром потом переделывали. Пересортица, не тот размер, забытая единица в заказе. Про то, как мы потом ловили это на выходе, я писала в статье про пересортицу — половина её рождалась ровно в вечерние часы.

Вторая проблема — отгрузка. Маркетплейсы и курьеры забирают в определённые окна, а поздние заказы клиентов приходят после обеда. Смена к шести вечера уже выжатая, а именно тогда нужно собрать самый горячий объём.

Попытка номер два: две смены по восемь часов

Решили сделать «правильно»: первая смена с 7 до 15, вторая с 15 до 23. Пятидневка. На бумаге всё красиво: свежие люди весь день, вечерние заказы собирает бодрая вторая смена.

Что получилось на практике.

Стык смен съел больше, чем мы думали

В три часа дня одни уходят, другие приходят. Если передачи нет — вторая смена полчаса выясняет, что собрано, что нет, где лежит недособранный заказ и почему паллета стоит в проходе. Если передача есть — это те же полчаса, но хотя бы с толком. Мы теряли на стыке 20–40 минут ежедневно. Как мы в итоге выстроили передачу, чтобы не терять информацию, разобрала в статье про передачу смены.

Вторую смену никто не хотел

Вот этого я не ожидала в таком масштабе. Утренняя смена укомплектовалась за неделю. На вечернюю ходили те, кому было некуда деться, и они же первыми уходили. За первые два месяца на вечерней смене сменилось почти полсостава. Опытные люди держались за утро, а вечером работали новички — и ошибки просто переехали из «вечерних часов длинной смены» во «вторую смену целиком».

Два начальника — две правды

Появился второй начальник смены. Хороший человек, но у нас разные привычки: он разрешал ставить недособранные заказы в конце ряда, я — нет. Люди, которые иногда подменяли друг друга между сменами, путались. Мелочь, а раздражает всех и рождает ошибки. Нам пришлось садиться и письменно договариваться о правилах, которые одинаковы в обеих сменах.

Где мы остановились: смещённые смены

Через полгода мы пришли к варианту, который работает у нас сейчас. Не две равные смены, а две смещённые, с перекрытием:

Смена	Время	Кто и зачем
Утренняя	8:00–17:00	основной состав: приёмка, размещение, сборка утренних заказов
Дневная	12:00–21:00	меньший состав: сборка и упаковка поздних заказов, вечерняя отгрузка
Перекрытие	12:00–17:00	все на месте: самый объёмный кусок дня и спокойная передача

Что это дало.

• Нет жёсткого стыка. Пять часов обе смены работают вместе, и передача идёт по ходу дела, а не в режиме «я ухожу, разбирайся».
• Пик закрыт двойным составом. Обед и первая половина дня — самое плотное время по заказам, и как раз в это время людей больше всего.
• Вечер не пустой. К закрытию остаётся дневная смена, которая пришла в полдень и к девяти ещё не выжата.
• Вторая смена перестала быть «ссылкой». Прийти к двенадцати многим удобнее, чем к трём и до одиннадцати ночи. Текучка на ней упала заметно.

По ошибкам комплектации мы за полгода вышли примерно на треть ниже, чем было на длинной смене. Выработка на человека за час выросла не сильно, но зато стала ровной — нет провала в конце дня.

Один случай, после которого я перестала спорить

Ещё на длинной смене был у нас декабрьский вечер. В 17:40 клиент прислал 140 заказов на отгрузку к курьеру в 20:30. Людей — полный состав, но это уже десятый час их работы. Собрали вовремя, я даже порадовалась. А утром клиент прислал список: одиннадцать возвратов по ошибкам — не тот цвет, не тот размер, два заказа перепутаны местами. Одиннадцать из ста сорока. Утренние сборки того же клиента в тот же месяц давали одну-две ошибки на сотню.

Мы потом посчитали, во что это вылилось: обратная логистика, пересборка, компенсация клиенту по договору и испорченное настроение у всех, кто разбирал это утром вместо своей работы. С тех пор, когда кто-то говорит мне «да люди нормально выдерживают двенадцать часов», я не спорю. Я просто показываю этот список. Выдерживают — да. Работают так же точно, как утром, — нет, и это не про лень, а про то, что внимание к вечеру кончается у всех.

Что я бы сделала иначе с самого начала

Если бы я сейчас заново перестраивала график, я бы не начинала с вопроса «одна или две». Я бы начала с трёх других.

1. Когда у вас пик заказов и когда окна отгрузки? Смены подгоняются под поток, а не поток под смены.
2. Где у вас растут ошибки? Выгрузите их по часам. Это полчаса работы, а картинка скажет больше любых споров.
3. Кого вы наберёте в неудобное время? Если никого — не планируйте смену, которую некем заполнить. Спросите людей заранее, кто готов.

И ещё. Длинную смену я не считаю злом. На маленьком складе с ровным потоком и опытной командой двенадцать часов через два дня работают нормально — если в смене есть нормальные перерывы и если тяжёлую работу вы не ставите на конец дня. Проблема не в двенадцати часах, а в том, что последние три из них никто не планирует.

Про людей, а не про графики

Самое главное, что я поняла за эти перестройки: график — это не таблица, это чья-то жизнь. У одного ребёнок в садике до шести, у другого вторая работа, третий ездит полтора часа в одну сторону. Когда мы объявили переход на две смены приказом, мы потеряли двоих хороших комплектовщиков за месяц. Когда переходили на смещённые — сначала неделю опрашивали, кому как удобно, и только потом рисовали расписание. Не ушёл никто.

Дисциплина в новом графике держится не на крике, а на том, что правила одинаковые для всех и понятны заранее. Об этом у меня отдельный текст — дисциплина без крика.

Частые вопросы

Что лучше для небольшого склада — одна длинная смена или две?

Если поток ровный, отгрузка одна в день и команда опытная, длинная смена вполне рабочая. Если заказы идут до вечера, а отгрузок несколько, почти всегда выгоднее разнести людей по времени. Посмотрите, в какие часы у вас растут ошибки, — это самый честный ответ.

Сколько времени закладывать на передачу смены?

При жёстком стыке — минимум 15–20 минут, когда обе смены на месте, и письменная сводка: что собрано, что висит, какие проблемы. При смещённых сменах отдельное время почти не нужно — передача идёт в перекрытии. Главное, чтобы у второй смены не было вопроса «а где вот это».

Как быть, если на вечернюю смену никто не идёт?

Сначала спросите людей, в какое время они готовы работать, — часто сдвиг начала на пару часов решает больше, чем доплата. Если людей всё равно не хватает, обсудите с руководством надбавку за неудобное время, но не обещайте её от себя. И не ставьте на вечер одних новичков: хотя бы пара опытных людей должна быть в каждой смене.

Если вам интересно, как смена устроена у нас с точки зрения сервиса для клиентов — от приёмки до сборки по одной единице, — загляните на страницу поштучной обработки товара.