Товар без штрихкода: что мы с ним делаем

Меня зовут Анна Гурьева, я оператор WMS. Шесть лет работаю с учётной системой склада, а до этого три года была кладовщиком — и, наверное, поэтому спокойнее многих отношусь к тому, что система и полка иногда живут разной жизнью. Сегодня хочу разобрать одну из самых частых причин этой разницы: товар, который приехал без штрихкода. Или со штрихкодом, который не читается. Или с тремя разными кодами на одной коробке. У нас это бывает в каждой пятой поставке, и от того, что мы делаем в первые полчаса, зависит, будет ли этот товар потом «теряться» месяцами.

Как выглядит проблема на входе

Приёмка зовёт меня примерно так: «Ань, тут товар, он не бьётся». Дальше возможны варианты, и я за годы научилась различать их сразу, потому что решения у них разные:

• Штрихкода нет совсем. Голая коробка или товар в пакете, ни одной этикетки.
• Штрихкод есть, но не читается. Затёрт, замят, напечатан бледно, заклеен скотчем.
• Штрихкод читается, но его нет в системе. Новый артикул, которого клиент нам не завёл.
• Кодов несколько. Код производителя, код поставщика и наклейка предыдущего склада — все разные.
• Один код на разные товары. Мой любимый случай: у клиента три цвета одной модели под одним кодом.

Технические причины, почему код не читается физически, хорошо разобрал Пётр в статье про штрихкоды и сканеры. Я про другое — что делать с учётом, когда код прочитать нельзя или нечего.

Как мы делали раньше и почему это плохо кончалось

Несколько лет назад правила не было. Кладовщик, столкнувшись с товаром без кода, поступал как считал нужным. Обычно — одним из двух способов.

Первый: «положу пока сюда, потом разберёмся». Товар уезжал в свободную ячейку без оприходования. В системе его не было. Потом клиент спрашивал, где двадцать коробок, и мы искали их по складу глазами. Однажды искали три дня.

Второй, ещё хуже: «похож на вот этот, оприходую как его». Человек находил в системе похожий артикул и принимал товар под ним. В итоге в ячейке лежало одно, в системе значилось другое, и это всплывало уже на отгрузке — покупатель получал не тот цвет. Откуда вообще берётся разница между системой и полкой, я подробно расписывала в отдельной статье, и вот этот способ — один из худших её источников.

Самое обидное, что оба варианта делались из лучших побуждений: люди не хотели останавливать приёмку.

Правило, к которому мы пришли

Сейчас у нас одно жёсткое правило: товар без опознаваемого кода не размещается в хранение. Совсем. Он стоит в зоне карантина, пока не получит свою этикетку и запись в системе.

Звучит сурово, но именно это сняло большую часть проблем. Дальше — как мы это разруливаем по типам.

Кода нет совсем или он не читается

Печатаем свою внутреннюю этикетку. У нас в системе генерируется внутренний код, он клеится на каждую единицу или короб — зависит от того, как клиент хранит и отгружает товар. Внутренний код привязан к артикулу клиента.

Важная деталь, до которой мы дошли не сразу: свою этикетку мы клеим не поверх старой, а рядом или на свободное место. Старую заклеивать нельзя — иногда именно по ней потом разбирают спорные случаи. Массовую переклейку и перешивку ярлыков у нас делают отдельные люди на своём участке, это не работа приёмки в пик.

Код есть, но его нет в системе

Это не проблема склада, это незаведённый артикул. Я пишу клиенту: вот фото товара, вот код, что это? Пока ответа нет, товар в карантине. Раньше мы «заводили сами по описанию на коробке» — и потом выяснялось, что клиент этот товар называет иначе, и в его отчётах ничего не сходится.

Держим правило: артикулы в системе появляются только от клиента или с его письменного подтверждения. Ни один кладовщик не создаёт номенклатуру сам.

Кодов несколько

Определяем, какой из них «главный» — тот, по которому товар будет заказывать и отгружать клиент. Остальные при необходимости привязываем как дополнительные коды к тому же артикулу, если система это позволяет. У нас позволяет, и это сильно экономит нервы: сканируешь любой из них — попадаешь в нужную карточку.

Один код на разные товары

Самый неприятный случай, и решать его в одиночку склад не может. Тут только разговор с клиентом: либо он даёт разные коды, либо мы клеим свои внутренние на каждый вариант и фиксируем это письменно. Пока вопрос не решён — товар не принимается в общий остаток.

Случай с тремя цветами

Расскажу подробнее про тот самый «один код на три товара», потому что это классика. Клиент привёз чехлы для телефонов трёх цветов. На всех коробах один и тот же код производителя. В его интернет-магазине это три разных позиции с тремя разными ценами, а у нас — одна.

Первые две недели мы приняли их как одну позицию, общим количеством. Остаток сходился идеально, все довольны. А потом пошли заказы: покупателю нужен чёрный, комплектовщик берёт первый попавшийся короб — и в половине случаев отправляет синий. Возвраты, претензии, недовольный клиент.

Решили так: напечатали три внутренние этикетки, разложили по разным ячейкам, в системе завели три позиции по письму клиента. Потратили день на разбор того, что уже лежало. Зато ошибки по цвету прекратились полностью. Клиент, кстати, после этого попросил поставщика печатать разные коды — так что проблема ушла и у него.

Сколько это стоит по времени

Я посчитала по нашим поставкам за месяц. Цифры усреднённые, но порядок такой.

Ситуация	Что делаем	Время на 100 единиц
Код читается и есть в системе	обычная приёмка сканером	20–30 минут
Код не читается	печать и наклейка внутренних этикеток	плюс 40–60 минут
Артикула нет в системе	запрос клиенту, карантин, потом приёмка	плюс от часа до суток ожидания
Один код на разные товары	разбор с клиентом, разделение по вариантам	плюс несколько часов, иногда день

Главный вывод из этой таблички не про минуты, а про то, что эти работы нужно закладывать в тариф. Если склад бесплатно маркирует чужой неподготовленный товар, он бесплатно работает по полдня. У нас это отдельная услуга, и клиенты относятся к этому нормально — особенно когда видят, сколько единиц пришлось переклеить.

Что помогает снизить поток «безкодового» товара

1. Памятка клиенту до первой поставки. Какой код должен быть, где наклеен, как не должен быть заклеен скотчем. Простой лист с картинками работает лучше, чем пункт в договоре.
2. Фотоотчёт по первой поставке. Показываем клиенту, что пришло и как выглядели этикетки. После первого такого отчёта поставщики обычно подтягиваются.
3. Статистика по поставщикам. Я веду простой учёт: у какого поставщика клиента сколько позиций пришло без кода. Клиенту эта цифра интересна — он идёт разговаривать со своим поставщиком.
4. Адресное хранение. Если у вас ячейки и адреса, потерять непринятый товар почти невозможно — у него просто нет адреса, и он физически стоит в карантине. С чего начать адресное хранение, я писала здесь.

И отдельно скажу про маркируемые товары. Там, где есть обязательная маркировка, «наклеим свой код и разберёмся» не работает в принципе: требования к кодам и их обороту регулируются, и они меняются. Мы в таких случаях не изобретаем ничего сами, а уточняем актуальный порядок и действуем строго по нему. Внутренняя этикетка склада — это вспомогательная вещь для нашего учёта, она не заменяет обязательную маркировку.

Частые вопросы

Что делать, если товар приехал совсем без штрихкода?

Не размещать в хранение. Поставить в зону карантина, сфотографировать, уточнить у клиента артикул и наклеить внутреннюю этикетку склада, привязанную к его номенклатуре. Только после этого — размещение и оприходование. Если разместить товар «пока так», он выпадет из учёта и найдётся в лучшем случае на инвентаризации.

Можно ли складу самому завести новый артикул в системе?

По моему опыту — нет. Название, характеристики и коды должен подтвердить клиент, иначе его отчёты и ваши остатки будут описывать разные вещи. Исключение — внутренние служебные позиции самого склада, но это уже не про клиентский товар.

Клеить свою этикетку поверх старой или рядом?

Рядом или на свободное место. Старый код бывает нужен при разборе спорных ситуаций, возвратов и претензий к поставщику. Единственное исключение — когда старая этикетка явно ошибочная и клиент письменно попросил её закрыть.

Если у вас регулярно приходит товар без кодов или с этикетками, которые нужно менять, это отдельная работа со своим временем и людьми — у нас она вынесена в перешивку ярлыков.