Сезонный найм: как набрать 30 человек и не развалить смену

Я Дмитрий Стрельцов, руковожу складом на 12 000 квадратов, в складской работе одиннадцать лет. Каждую осень у меня одна и та же задача: к пику нужно добавить к постоянному штату человек тридцать, а после пика аккуратно с ними расстаться. Первые два сезона я провалил. Людей набрали, но смена развалилась: постоянные сотрудники выгорели, ошибки выросли втрое, половина новичков ушла на второй неделе. Сейчас у нас получается заметно лучше, и я расскажу, что поменял.

Первый провал: набрали числом

В первый сезон я рассуждал по-простому: заказов будет в два раза больше, значит, людей нужно в два раза больше. Дали объявления, взяли всех, кто пришёл, за неделю до пика. Тридцать два человека вышли в понедельник. В пятницу их осталось девятнадцать. Через две недели — двенадцать.

А постоянные сотрудники, которые должны были их учить, всю эту неделю не работали, а объясняли, где ячейки, как держать сканер и почему нельзя класть коробку на коробку. Выработка опытной смены упала примерно на треть, а новички эту треть не закрыли. Итог: людей больше, а отгружаем меньше, чем до найма. Самая дорогая неделя в моей карьере.

Что я понял про сезонный найм

Разбирая этот провал, я вывел для себя несколько вещей, которые сейчас кажутся очевидными, но тогда я их не видел.

• Новичок первые дни не добавляет выработку, а отнимает. Он забирает время опытного сотрудника. Выходит в плюс он, по нашим наблюдениям, к концу первой недели на простых операциях.
• Одного наставника хватает на двоих-троих новичков. Больше — и наставник перестаёт работать вообще.
• Новичков нельзя ставить на всё подряд. Нужны простые, изолированные участки, где ошибка ловится сразу.
• Текучка первой недели — норма. Её надо закладывать в план, а не удивляться ей.

Как мы считаем, сколько людей нужно

Теперь я считаю потребность не от объёма заказов, а от часов работы. Берём прогноз клиентов по пику, переводим в часы по нашим нормам, вычитаем то, что закроет постоянный штат с переработками, и делим остаток на выработку новичка, а не опытного сотрудника.

Показатель	Пример прошлого сезона
Дополнительные часы на пик	около 4 700 часов за месяц
Закрывает постоянный штат переработками	около 1 200 часов
Остаётся на сезонных	около 3 500 часов
Смена сезонного в месяц	около 240 часов
Выработка новичка от нормы	примерно 60%
Нужно «чистых» людей	около 24
Закладываем на отсев	плюс 25%
Итого набираем	30 человек

Коэффициенты у каждого склада свои. Ваши нормы и процент отсева лучше взять из собственной истории. Мы свои цифры начали записывать только со второго сезона и очень жалели, что не с первого.

Где искать людей

Мы пробовали всё: объявления на сайтах работы, кадровые агентства, аутстаффинг, студентов, рекомендации своих сотрудников. Честный итог по нашему опыту:

• Рекомендации своих. Лучшие люди и самый низкий отсев. Мы платим сотруднику премию, если приведённый человек отработал весь сезон. Минус — много так не наберёшь, обычно человек пять-восемь.
• Бывшие сезонные. Ведём список всех, кто хорошо отработал прошлые пики, и звоним им за полтора-два месяца. Такие люди выходят уже обученными, и это лучшее вложение, которое я знаю.
• Аутстаффинг. Быстро и много, но дороже, а люди меняются. Берём, когда не хватает, и ставим на самые простые операции.
• Объявления. Работают, но нужен сильный фильтр на собеседовании и быстрая обратная связь: хороший кандидат за три дня найдёт другую работу.

Что смотрим на собеседовании

Длинные собеседования для сезонных — пустая трата времени. У нас это пятнадцать минут и короткая проба на площадке. Мы смотрим на простые вещи: пришёл ли человек вовремя, может ли полчаса поработать на ногах, как реагирует на замечание. Даём собрать три тестовых заказа по листу и упаковать их. Скорость на пробе почти не важна, важна аккуратность: переспросил ли, сверил ли артикул, не бросил ли коробку. Из десяти пришедших на пробу мы обычно берём шесть-семь, и отсев у этих людей в первую неделю заметно ниже, чем у тех, кого мы в первый сезон брали без пробы.

Когда начинать

Второй урок первого сезона — поздно. Люди, вышедшие за неделю до пика, учатся прямо в пик, когда учить некому. Сейчас мы начинаем набор за шесть-восемь недель, а выводим первую волну за три-четыре недели до пика. Это дороже: пару недель мы платим людям, которые ещё не очень нужны по объёму. Но зато к пику они уже работают на нормальной выработке, а наставники свободны.

Мы делим найм на две-три волны по десять человек. Каждая волна проходит адаптацию, пока следующая только собеседуется. Подробно про первые дни новичка я советую почитать статью начальника смены про первые три дня новичка в смене.

Как не развалить постоянную смену

Это то, что я недооценивал больше всего. Постоянные сотрудники в сезон работают больше, учат новичков и при этом отвечают за их ошибки. Если это не учесть, после пика они уходят. Про то, почему люди вообще уходят со склада, у нас есть отдельная статья, и сезонная перегрузка там один из главных пунктов.

Что мы делаем сейчас:

1. Наставникам платим отдельно. Доплата за каждого новичка, который доработал до конца сезона. Не за факт «прикрепили», а за результат.
2. Ключевые участки не отдаём новичкам. Приёмка, сложная комплектация, работа с претензионными клиентами остаются за опытными.
3. Ограничиваем переработки. Лучше взять на двух человек больше, чем держать смену по четырнадцать часов три недели подряд.
4. После пика даём выдохнуть. Отгулы, премия за сезон, и обязательно разбор с постоянной сменой: что было плохо, что поменять к следующему году.

Куда ставить сезонных

Мы заранее готовим участки под новичков. Это операции, где работа простая, повторяемая и легко проверяемая: стикеровка, вложение, простая упаковка однотипного товара, помощь на разгрузке. Там человек за день выходит на приличную выработку, а ошибка видна на следующем шаге.

Самое плохое, что можно сделать — поставить новичка на сборку заказов с тысячей похожих артикулов. Мы так делали в первый сезон, и доля ошибок комплектации выросла с привычных десятых долей процента до почти двух. Как мы готовимся к пику операционно, подробно разобрано в статье про сезонный пик.

Как расставаться после сезона

Это тоже часть найма, хотя о ней думают в последнюю очередь. Мы заранее, на собеседовании, говорим честно: работа на период пика, примерно до такого-то момента. Лучших по итогам сезона приглашаем остаться — так мы закрываем часть постоянной текучки. Остальных благодарим, рассчитываем без задержек и заносим в список «звать в следующий раз». Задержка расчёта на неделю стоит вам этих людей в следующем году, а они уже обучены.

Из тридцати человек прошлого сезона пятеро остались в постоянном штате, а двенадцать мы позвали снова в этом году. Одиннадцать пришли. Для меня это главный показатель, что сезон прошёл нормально.

Мой вывод

Сезонный найм — это не про количество людей, а про то, сколько часов реальной работы они дадут и сколько сил отнимут у постоянной смены. Начинайте раньше, набирайте волнами, берегите наставников и записывайте цифры каждого сезона. Через пару лет у вас будет свой прогноз и своя база людей, и пик перестанет быть катастрофой.

Частые вопросы

Выгоднее набирать самим или через аутстаффинг?

По прямым затратам самим обычно дешевле, но это время руководителей на собеседования и оформление. Мы комбинируем: ядро сезонных набираем сами из своей базы и рекомендаций, а аутстаффинг используем как резерв на пиковые недели.

Сколько новичков можно дать одному наставнику?

У нас работает соотношение два-три новичка на одного опытного сотрудника в первую неделю. Потом, когда новички осваиваются, можно добавлять следующую волну к тем же наставникам.

Как быстро понять, что человек не подходит?

Обычно за два-три дня. Если к третьему дню человек на простой операции не вышел хотя бы на половину нормы и не стремится, лучше расстаться сразу. Держать его до конца сезона — значит платить за чужую выработку и нервы наставника.

Если в сезон вам не хватает рук на поштучной обработке, часть работы можно отдать нам: поштучная обработка товара.