Пропускной режим и СКУД: зачем это складу на 20 человек

Я Дмитрий Стрельцов, одиннадцать лет в складской работе, сейчас руковожу площадкой на 12 000 квадратов. Но первым складом, которым я управлял, была площадка на 2 000 метров и двадцать человек. Там я был уверен, что пропускной режим — это для больших компаний с охраной на входе и турникетами. У нас все друг друга знают, какой ещё пропуск? За полтора года эта уверенность обошлась нам в несколько неприятных историй. Расскажу, какие, и что на маленьком складе реально стоит сделать, а что — лишние деньги.

Как было: дверь открыта, все свои

Порядок был простой. Днём ворота открыты, дверь в бытовку и офис не запирается, ключи от склада у меня, у двух кладовщиков и у старшего грузчика. Водители заходят через ворота и ходят по складу в поисках кладовщика. Клиенты приезжают без предупреждения посмотреть на свой товар. Курьеры забирают отправления прямо из зоны упаковки. Бывшие сотрудники заглядывают «поздороваться».

Всё это казалось нормой и частью атмосферы: маленький склад, свои люди. Проблемы начались не сразу, но начались.

Три истории, которые меня переубедили

Водитель в зоне хранения

Водитель приехал на выгрузку, не нашёл кладовщика и пошёл искать его вглубь склада. Минут пятнадцать бродил между стеллажами. Ничего не случилось, но когда через неделю у одного клиента не досчитались пары коробок с мелкой электроникой, первое, о чём я подумал, — тот водитель. Доказать ничего нельзя было ни в одну сторону. Неприятнее всего было то, что под подозрение попал случайный человек только потому, что у нас не было правила, где ему можно находиться.

Ключи, которых стало больше

Однажды выяснилось, что ключей от склада не четыре, а шесть. Старший грузчик когда-то сделал дубликат для сменщика, тот уволился и ключ не вернул. Где он — неизвестно. Пришлось менять замки на воротах и двери, а заодно я впервые задумался, что вообще не знаю, кто может попасть на склад ночью.

Табель, который не сходился

Третья история про деньги. Рабочее время мы вели в бумажном табеле, который заполнял старший смены. Когда я сверил его с записью камеры у входа за один месяц, выяснилось, что опоздания и ранние уходы в табель почти не попадали. «Ну опоздал на двадцать минут, отработает». Не отрабатывали. По всей смене набегало около сорока оплаченных, но не отработанных часов в месяц. Для склада на двадцать человек это заметные деньги. Как мы вообще считаем стоимость часа смены, я разбирал в статье про ФОТ склада.

Что такое СКУД на маленьком складе

Когда слышишь «система контроля доступа», представляешь турникеты, охрану и бюро пропусков. Для склада на двадцать человек это лишнее. Нам нужно было ответить на три вопроса: кто может войти, куда он может пройти и когда он пришёл и ушёл.

Мы сделали так:

Что сделали	Какую проблему закрыли
Электронный замок с картами на входе для персонала	Ключи не копируются, уволенный теряет доступ в тот же день
Отметка прихода и ухода по карте	Табель считается сам, без правок «на глаз»
Отдельная дверь и комната для водителей	Водитель не ходит по складу
Зона выдачи для курьеров у ворот	Курьер не заходит в упаковку
Запираемая клетка для ценного товара	Доступ только у кладовщика и у меня
Журнал посетителей	Клиенты приходят по записи и с сопровождающим

Всё вместе с монтажом и картами обошлось примерно в 150 000 рублей. Это меньше, чем мы переплачивали за неотработанные часы за полгода.

Про водителей отдельно

Самое полезное изменение оказалось самым дешёвым. Комната для водителей с чайником, стулом и туалетом рядом, отдельный вход, звонок кладовщику. Водитель сдаёт документы через окно, ждёт выгрузку в тепле и не ходит по складу. Раньше они бродили не из вредности: им просто некуда было деться, а кладовщика надо было найти.

Отношения с водителями от этого только улучшились. Про то, как вообще разговаривать с водителем на приёмке, хорошо написала наша начальник смены Ирина Ковалёва — в статье про водителей.

Как на это отреагировали люди

Скажу честно, первый месяц был напряжённым. Карты на входе восприняли как недоверие: «работали годами, а теперь нас отмечают». Двое опытных сотрудников всерьёз обиделись.

Помогли три вещи. Во-первых, правила одни для всех, включая меня: я тоже отмечаюсь картой. Во-вторых, я показал, что табель теперь работает и в их пользу: переработки фиксируются автоматически, и их больше нельзя «забыть» оплатить. Раньше такое случалось. В-третьих, я честно рассказал про историю с коробками и водителем: когда на складе бывает кто угодно, под подозрение попадают все свои.

Через пару месяцев про карты перестали говорить. А когда спустя полгода у клиента снова обнаружилась недостача, мы за час по системе доступа и камерам установили, кто был в зоне, и нашли ошибку комплектации, а не кражу. Никто из своих не попал под подозрение.

Что оказалось лишним

Не всё окупилось. Мы поставили замок с картой на дверь бытовки, и через неделю его заклинило в открытом положении стулом — людям было неудобно выходить покурить. Сняли. Хотели сделать отдельный доступ в каждую зону склада, но для двадцати человек, которые постоянно переходят между приёмкой, хранением и упаковкой, это только мешает работать. Ограничили доступ туда, где действительно есть риск: ценный товар, серверная, офис с документами.

Ещё одна неудача — карты для временных сотрудников. Сначала выдавали каждому сезонному свою карту, и за месяц потеряли больше десятка. Сейчас у нас набор гостевых карт, которые выдаются под роспись на смену и сдаются на выходе.

Правило, которое я вынес: доступ ограничиваем там, где есть ценность или риск, а не везде, где можно поставить замок.

С чего начать, если денег почти нет

Если бюджета на электронные замки пока нет, начать можно почти бесплатно. Первое — посчитать все ключи и забрать лишние, а замки на воротах поменять, если хоть один ключ потерян. Второе — выделить водителям место ожидания, пусть даже просто стул и чайник у ворот, и повесить табличку, что дальше проход только с кладовщиком. Третье — завести журнал посетителей на бумаге. Четвёртое — отдать курьерам полку у ворот вместо зоны упаковки. На нашем складе эти четыре шага дали половину эффекта ещё до того, как мы купили первую карту. Электроника потом просто закрепила порядок и убрала бумажный табель.

Связка с камерами

Система доступа сама по себе говорит, кто вошёл. Камеры показывают, что он делал. По отдельности каждая из систем даёт половину картины. Про то, где камеры действительно полезны, я подробно писал в статье про видеонаблюдение на складе. Главное — чтобы время в обеих системах совпадало, иначе при разборе вы будете сопоставлять события, которые на самом деле разделяют несколько минут.

Мой вывод

Пропускной режим на маленьком складе — это не турникеты и охрана, а ответы на три вопроса: кто может войти, куда пройти и когда пришёл и ушёл. Для склада на двадцать человек это несколько простых решений на сумму, которая окупается за месяцы. Главное — начинать не с оборудования, а с того, чтобы у водителя, курьера и клиента было своё место, и им не приходилось бродить по складу.

Частые вопросы

Нужна ли охрана складу на двадцать человек?

Постоянный пост охраны обычно не окупается. Хватает электронного замка, сигнализации на ночь с выездом группы и камер. Мы держали охрану только в периоды, когда на складе хранился особенно ценный товар.

Можно ли вести табель по картам доступа?

Да, мы так и делаем. Но заранее договоритесь о правилах: что считается опозданием, как учитываются перерывы, кто может поправить отметку и по какой причине. Иначе спорить будут уже с системой.

Что делать с клиентами, которые хотят приехать посмотреть товар?

Пускать, но по записи и с сопровождающим. Клиенту это не мешает, а нам даёт уверенность, что посетитель не окажется в зоне товара других клиентов. Большинство клиентов, наоборот, спокойнее, когда видят, что к их товару посторонних не пускают.

Если хотите посмотреть, во что обходится хранение с таким порядком и контролем, загляните на страницу цен склада.