Техника в аренду на сезон: как считать и о чём договариваться

Меня зовут Сергей Батин, я механик складской техники. Мне сорок пять, больше двадцати лет вожусь с погрузчиками, ричтраками и штабелёрами, сейчас обслуживаю парк из девяти машин. Каждую осень у нас один и тот же разговор: пик близко, своих машин не хватает, давайте возьмём пару в аренду на сезон. Звучит просто. Но сезонная аренда — это не «позвонил, привезли, поехали». За годы я собрал коллекцию граблей, на которые мы наступали, и сегодня расскажу, как теперь считаю и о чём договариваюсь заранее.

Чем сезонная аренда отличается от обычной

Про долгосрочную аренду против покупки я уже ворчал в отдельной статье — там речь про три года и полную стоимость владения. Сезонная аренда — совсем другой зверь. Вы берёте машину на два-три месяца, под пик, и у этого есть свои особенности:

• Все хотят одновременно. В сезон техника нужна всем складам в округе, и хорошие машины разбирают первыми.
• Короткий срок дороже. Месяц сезонной аренды почти всегда стоит дороже, чем месяц в длинном договоре.
• Машину вы не знаете. Свою технику я знаю по звуку. Арендованную вижу первый раз в день приезда.
• Люди не знают машину. Другая модель, другие органы управления, другая логика мачты. Операторам нужно время, а в пик его нет.

Как мы обожглись в первый раз

Несколько лет назад мы взяли в аренду два электропогрузчика на октябрь—декабрь. Договорились по телефону в конце сентября, цена показалась нормальной. Привезли их в первых числах октября.

Один был в порядке. Второй — с батареей, которая к обеду садилась в ноль. Звоню арендодателю: «Ну, батарея б/у, это нормально, ставьте на подзарядку в обед». В пик. Когда машина нужна весь день.

Дальше — интереснее. Через три недели у этого же погрузчика потекла гидравлика. По договору ремонт за арендодателем, но срок приезда мастера в договоре не был указан вообще. Приехали через четыре дня. Четыре дня в пик машина стояла, мы за неё платили, а работала смена на одну машину меньше. Сколько стоит такой простой, я считал здесь — за эти четыре дня мы потеряли больше, чем стоила аренда за месяц.

Вывод я тогда сделал один: в сезонной аренде главное не цена, а то, что написано в договоре про поломки и про состояние машины.

А теперь посчитаем

Сейчас перед тем, как брать технику на сезон, я считаю не только ставку. Вот что у меня в табличке.

Что считаем	Почему это важно
Ставка аренды за весь срок	очевидно, но смотрим именно за срок, а не за месяц
Доставка и вывоз	в сезон часто отдельной строкой, и немаленькой
Минимальный срок	бывает, что меньше трёх месяцев не дают, а нужно два
Кто обслуживает	если ТО на нас — это время моих рук, его тоже надо посчитать
Срок реакции на поломку	каждый день простоя в пик — это реальные деньги
Подменная машина	есть ли у арендодателя замена, если ремонт затягивается
Обучение людей	пара дней сниженной выработки на новой машине

Когда всё это складываешь, бывает, что «дешёвый» вариант оказывается дороже «дорогого», в котором доставка включена, мастер приезжает в тот же день и есть подменная машина. Я такое видел дважды и оба раза выбирал дорогой. Ни разу не пожалел.

О чём я теперь договариваюсь заранее

1. Бронирую рано

Технику на пик бронирую в августе, максимум в начале сентября. В октябре остаются только машины, которые никто не взял, — и обычно не просто так.

2. Смотрю машину до подписания

Если есть возможность — еду к арендодателю сам. Если нет — прошу видео: запуск, подъём на полную высоту с грузом, работа гидравлики, состояние колёс и вил. Отдельно — сколько лет батарее и как она держит заряд. Арендодатель, который отказывается показать машину, сам по себе ответ.

3. Прописываю срок реакции

Не «в разумный срок», а конкретно: мастер в течение суток, при невозможности ремонта — подменная машина в течение двух суток. И что делать с оплатой за дни простоя не по нашей вине. Без этого пункта я больше не подписываю.

4. Фиксирую состояние при приёмке

Фото и видео со всех сторон в день привоза: царапины, вмятины, состояние колёс, показания счётчика моточасов. Акт подписываем вместе с водителем арендодателя. При возврате будут вопросы «а это кто поцарапал» — и фото закрывают их сразу.

5. Уточняю, кто что делает по обслуживанию

Ежедневный осмотр — на операторе, это у нас без вариантов. А вот ТО, доливка жидкостей, расходники — за кем? Бывает, что арендодатель хочет, чтобы всё делали мы, но при поломке говорит, что «ваш механик что-то не так сделал». Я договариваюсь, что в моей зоне — только ежедневный осмотр и зарядка, остальное — их.

Как это выглядело в прошлом сезоне

Для сравнения — прошлый год, когда я уже работал по своей табличке. Забронировали два погрузчика в конце августа, той же марки, что у нас. Перед подписанием я съездил к арендодателю, посмотрел обе машины, попросил поменять одну батарею — поменяли без споров.

В договоре прописали: мастер в течение суток, подменная машина через двое суток, если ремонт дольше. Доставка и вывоз включены. За три месяца одна поломка — датчик на мачте. Мастер приехал на следующее утро, заменил за час. Простой — полсмены.

По ставке этот вариант был процентов на пятнадцать дороже самого дешёвого предложения, которое мы тогда нашли. А теперь посчитаем: в позапрошлом году мы потеряли четыре дня работы одной машины в пик, в прошлом — полсмены. Разница в ставке окупилась ещё в первую неделю, когда я не тратил время на звонки и уговоры.

Люди и чужая машина

Отдельная тема, о которой забывают. Оператор, который пять лет ездит на одной модели, садится на другую — и первые дни работает медленнее и осторожнее. Это хорошо, что осторожнее. Плохо, что пик в это время никто не отменял.

Что помогает:

• брать в аренду ту же марку или хотя бы похожие модели, что у нас есть;
• сажать на арендованную машину самого опытного оператора, а его привычную отдавать менее опытному;
• дать хотя бы полдня на освоение до начала основного потока;
• сразу показать, где у машины аварийный стоп и как она ведёт себя при остановке с грузом наверху.

Наш грузчик Роман хорошо описал, что ломается первым в сезон, если глядеть изнутри, — его статья. Техника в этом списке всегда где-то наверху.

Запчасти и арендованная техника

Мелочь, которая меня однажды выручила. На свою технику у меня есть полка запчастей — про неё я писал отдельно. На арендованную её нет, и формально чинить её не моё дело.

Но когда у арендованного погрузчика сгорел предохранитель в пятницу вечером, а мастер арендодателя мог приехать только в понедельник, я позвонил, согласовал по телефону и поставил свой. Машина отработала выходные. Теперь я при подписании сразу договариваюсь: мелкий ремонт расходниками со своей полки — по согласованию по телефону, с компенсацией. Арендодатели обычно только рады.

Когда сезонная аренда не нужна

Честно скажу и об этом. Бывает, что лучше обойтись без неё:

• если пик короткий — пара недель — и его можно закрыть второй сменой на своих машинах;
• если узкое место не техника, а люди: вторую машину некому будет водить;
• если у вас каждый год один и тот же сезонный дефицит — тогда, возможно, проще купить или взять в длинную аренду ещё одну машину. Тут я опять отсылаю к статье про аренду против покупки.

Частые вопросы

Когда бронировать технику в аренду на сезон?

Чем раньше, тем лучше. Я бронирую в августе — начале сентября, если пик приходится на осень. Ближе к сезону хорошие машины разбирают, и остаётся то, что никто не взял. Ранняя бронь часто ещё и дешевле.

Что обязательно прописать в договоре сезонной аренды?

Срок реакции на поломку, наличие подменной машины, оплату дней простоя не по вашей вине, кто отвечает за обслуживание и расходники, состояние машины при передаче и возврате. Конкретные формулировки лучше согласовать с юристом, но без этих пунктов я договор не подписываю.

Стоит ли брать технику другой марки, чем своя?

Можно, но лучше той же или похожей. Операторам проще освоиться, а мне проще разобраться, если что-то пойдёт не так. Если другая — сажайте на неё самого опытного водителя и дайте хотя бы полдня на освоение до начала основного потока.

Техника, сезон, люди — всё это в итоге складывается в стоимость работы склада. Как формируются наши тарифы, можно посмотреть здесь.